Kun keskustelu tuottavuudesta kiihtyy, nousee yhä uudelleen esiin vanha tuttu keino: lisätään työtunteja tai teknologiaa. Ajatellaan, että enemmän tehtyä työtuntia tarkoittaa enemmän aikaansaantoa, ja siksi myös parempaa tuottavuutta. Mutta onko näin? Kyllä ja ei, riippuu alasta, sesongista ja kysynnästä. Näkemykseni on, että tämä ajattelumalli on osaltaan harhaa ja osittain jopa haitallinen, jos sitä sovelletaan kritiikittä. Tuottavuuden parantaminen ei ole vain määrällinen vaan laadullinen kysymys. Kyse ei saisi olla siitä, että, kuinka monta tuntia käytetään, vaan siitä, mitä niissä tunneissa saadaan aikaan. Enemmän yksikköjä valmiiksi nopeammin tai jalostusarvoa vai sekä että? Nopeudesta ei ole hyötyä mikäli kysyntä ei sitä vaadi. Kun kilpaillaan hinnalla on äärimmilleen viritetty tehokkuus ja läpimenoaika super tärkeää. Eikä muussakaan tilanteessa edellämainituista ole haittaa.

Tuottavuus ei ole tuntikysymys

Tuottavuus määritellään yksinkertaisesti tuotoksen ja panoksen suhteena. Työn tuottavudessa pitäisi keskittyä enemmän siihen, mitä ja kuinka paljon asiakasarvoa yritys tuottaa. Jos lisätään työtunteja, mutta tuotoksen määrä ei kasva samassa suhteessa, tuottavuus itse asiassa laskee. Eikä kasvua synny. Tätä tapahtuu jatkuvasti työelämässä, erityisesti tilanteissa, joissa lisätyötunteja tai muuta aikaa käytetään korjaaviin toimiin, hallinnollisiin vaiheisiin tai epäselvien tavoitteiden selvittämiseen tai arvontuotto ei ole kirkas jne. Tuottavuutta on parannettu automatioisoimalla prosesseja teknologian avulla pitkään, jotta voidaan tehdä kustannustehokkaammin jotain tehtävää esim. ajan ja kustannusten säästössä. Entäpä asiantuntijaorganisaatioissa? Työpäivien venyminen ei tuo parempia tuloksia, vaan voi jopa heikentää päätöksentekoa, yhteistyötä ja luovuutta. Onko ajattelu tuottavuudessa tärkeeä? On. Ns. pitkä päivä ei ole tuottava päivä, ellei se ole tarkoituksenmukaista ja tuota arvoa. (mistä arvo syntyy tai kuka sen määrittää on asiakas)

Tuottavuutta ei kasvateta määrää lisäämällä, vaan vaikuttavuutta parantamalla. Tunnit eivät ratkaise, vaan mitä niissä saadaan aikaan. Kuten Peter Drucker on todennut: ”Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things.”

Asiakasarvo kertoo, missä vaikuttavuus syntyy

Tuottavuuden ohella tulisi puhua enemmän arvonlisästä ja jalostusarvosta. Siitä, miten työ muuntuu arvokkaaksi asiakkaalle tai yhteiskunnalle. Arvoa ei synny mekaanisesta suoritteesta, vaan siitä, että työ tuottaa jotain merkityksellistä, ratkoo ongelmia, vastaa tarpeisiin tai luo uusia mahdollisuuksia. Siksi on perusteltua kysyä: tuottaako tunti oikeasti lisäarvoa? Jos ei, kyse voi olla järjestelmällisestä tehottomuudesta, ei vain työntekijän panoksen puutteesta. Tällöin työn johtamista, organisointia ja prosesseja pitäisi tarkastella ennen kuin ajatellaan lisäävämme työmäärää.

Arvonlisää on tarkasteltava jalostusarvon kautta. Jalostusarvoa syntyy, kun tuotantopanoksia kuten raaka-aineita, komponentteja, puolivalmisteita tai tiedosta jalostetaan jossain prosessissa muotoon, mistä asiakas on valmis maksamaan saadakseen tarvitsemansa ratkaisun tms. Esimerkiksi elintarvikevalmistaja, joka jalostaa kotimaisesta kaurasta terveellisiä, kansainvälisesti brändättyjä valmisvälipaloja, luo korkeampaa jalostusarvoa: raaka-aineen arvo moninkertaistuu tuotteen brändin, käyttömukavuuden ja laatukokemuksen ansiosta. Tässä esimerkissä arvonlisä ei synny vain valmistuksesta, vaan myös siitä, miten tuotteeseen tuodaan lisämerkityksiä, joilla on asiakkaalle konkreettista hyötyä ja emotionaalista arvoa. Näin työ ei ainoastaan ”lisää jotain”, vaan muuntaa peruspanokset kokonaan uuteen, merkityksellisempään muotoon. Mitä tapahtuu jossain harmailla alueilla organisaatioissa? Nämä kaikki ovat varmasti selviä asioita, mutta jotain tapahtuu, kun näin ei kuitenkaan toimita. Kuuluisaa hukkaa syntyy lukuisista asioista ihan kaikkialla toimialasta ja työtehtävistä riippumatta.

Arvonlisäystä kannattaa miettiä asiakkaan näkökulmasta: Mikä saa asiakkaan maksamaan enemmän? Ja toisaalta, miten yritys voi kustannustehokkaasti tuottaa arvoa? Ensin arvo ja sitten sen kitkaton virtauttaminen.

Tuottavuuskeskustelu on turvallista pitää tunneissa tai tehostamisessa. Pitäisi mennä mukavuusalueiden ulkopuolelle. Arvonluonti ja arvonlisä vaatii usein muutosta yrityksien fundamentaalisissa tasoissa, kuten: strategia, liiketoimintamallit, kulttuurit ja kyvykkyyksien kehittämisessä, prosessit sekä asiakasarvon ainutlaatuisien tapojen innovoinnista. Nämä myös tarkoittavat luopumista vanhoista malleista, jotka eivät paranna tuottavuutta laajemmassa ajattelussa. Löysiä on paljon ja liiaan laveat ohjaavat elementit tekevät sen, että tämä kaikki tehottomuus ja hukka on mahdollista.

Työaikakeskustelu on tabuluonteinen

Kun joku ehdottaa työajan lyhentämistä, vastareaktio tulee usein nopeasti ja jyrkästi. Ehdotusta pidetään laiskuutena tai vastuuttomuutena. Etenkin silloin, kun talouden tilanne ei ole vahva. Kaivataan lisää työtä, mikä on tietenkin tärkeä asia, mutta tämä ei ratkea tunteja lisäämällä vaan arvonluonnilla, joka tuoa kasvua ja kannattavuutta ja sitä kautta se työllisyyskin saadaan kasvuun. Paljon tunteja ei saisi olla itseisarvo, vaan paljon hyvää työtä, jolla on mahdollisimman suuri jalostusarvo ennemminkin. Huomion arvoista tässä ajanhetkessä on muistaa se, että teollistumisen aikakausi kulta-aikoineen on mennyt jo, missä ihmiset ”muurahaisten” tavoin kuhisevat autotehtailla pitkillä liukuhihnoilla. Tabu on syvällä. Tästä seurauksena on se, että tällöin ei itse asiassa vastata itse kysymykseen: Miten luomme arvonlisää ja kasvatamme jalostusarvoa parhaalla mahdollisella ja tehokkaalla tavalla.

Lyhyempi kokonaistyöaika voi lisätä tuottavuutta, jos fokus, työn organisointi, tavoitteet ja tuki ovat kunnossa ja työn tuloksellisuus perustuu arvonlisäykseen ja jalostusarvoon. Kaikilla aloilla työaikaa ei voida laskea kovinkaan helposti, eikä ole tarkoituksen mukaista. Vai voiko? Työn vaikuttavuus ei ole lineaarinen ilmiö, eikä inhimillinen suorituskyky toimi samalla tavalla kuin kone. Parhaat oivallukset, päätökset ja ratkaisut syntyvät usein selkeydestä, fokuksesta ja palautumisesta, ei pitkistä päivistä.

Nyt on oikea hetki pysähtyä

1. Arvonlisäys on ensisijaisesti laadullinen mittari ja toiseksi määrällinen

Arvonlisäys syntyy siitä, että tuotantopanoksista (työ, raaka-aineet, tieto) luodaan jotain, josta asiakas on valmis maksamaan enemmän kuin mitä panokset maksavat. Tällöin kysymys kuuluu: luoko tehty tai lisätty tunti lisäarvoa asiakkaalle? Usein vastaus on ei:

Tunnit/lisätunnit voivat mennä rutiiniin, korjaamiseen tai ei-arvoa-tuottavaan liialliseen byrokratiaan ja hallintoon. Jos ajattelukyky ja päätöksenteko heikkenevät ajankäytön vähyydessä tai väsymyksen myötä, arvonlisäkin laskee.

Arvonlisän näkökulmasta pitää miettiä kuinka jokainen työtunti (panos) voi tuottaa enemmän arvoa, ei vain enemmän tunteja? Eli on panostettava ensin jalostusarvonluontiin ja sitten pohtia miten se tehdään mahdollisimman tehokkaasti, jotta syntyy arvonlisää.

2. Tehokkuus on järjestelmätason kysymys

Tehokkuus ei tarkoita, että yksilöt venyvät pidempiin päiviin, vaan että oikeat asiat tehdään oikeaan aikaan (asiakasarvo ja vaikuttavuus), siilojen seinät avataan ja turhat vaiheet karsitaan (Lean, ketteryys) ja järjestelmät tukevat tekemistä (teknologia, prosessit, data). Lisäys työtunteihin ilman systeemistä uudelleenajattelua ovat usein merkki siitä, että rakenne ei tue tavoitteita, ei siitä, että työntekijä olisi liian hidas tms. Kysymys: mikä on tuottavuuden vaikuttavuus arvonlisäyksen ja jalostusarvon näkökulmasta?

On syytä kysyä rehellisesti onko tällä nykyisellä ajattelumallilla, jossa edelleen ihannoidaan määrää laadun sijaan, niin saadaanko tuottavuutta ja arvonlisää todella todella kasvatettua? Vai peitelläänkö esimerkiksi lisätyötunneilla sitä, että järjestelmät, prosessit tai johtaminen eivät tue tehokasta tekemistä ja ei kyetä luomaan arvonlisää sekä jalostusarvoa riittävästi? Tekoälyn tuoma transformaatio tulee muuttamaan tätä ajattelua ja työtämme myös radikaalisti.

Tuottavuus ei ole yksilön venymiskyvyn mittari, vaan systeeminen kysymys. Sen kehittäminen vaatii, että ymmärrämme missä arvo syntyy, miten sitä mitataan ja millä rakenteilla sitä tuetaan.

Yrityksen tärkein tehtävä on luoda asiakasarvoa ja ratkaisuja joilla on kilpailuetu sekä virtauttaa asiakasarvo ilman kitkaa.

Jos halutaan kasvaa ja luoda vaikuttavuutta on tuottavuuskeskusteluissa laitettava kaikki fokus jalostusarvoon ja arvonlisään. Ei tuntien tehostamiseen vaikka sekin kaipaa tekemistä, mutta vasta silloin, kun ollaan arvonluonnin ytimessä.