Miksi muutos- työkalu- tai kehityshankkeet menevät pieleen? Taannoin tuli tehtyä pieni tutkimus siitä miksi muutokset epäonnistuvat. Helppo vaustaus on johtaminen ja viestintä, mutta tätä pitää avata, jotta voidaan ratkaista juurisyitä.

Visiot, odotukset ja ratkaisut eivät kohtaa, koska valmistautuminen on tehty huonosti tai tilanne on kärjistynyt siihen pisteeseen, että esim. teknologialta odotetaan nopeita ratkaisuja ja taikapölyä. Tai se kun kilpalijat ei ole tehnyt vielä samaa. Puuttuu rohkeus ja kunnianhimo muuttaa yrityksen tai koko toimialan vanhaksi jääneitä käytäntöjä. Tekoäly muuttaa tätä peliä tällä hetkellä vahvasti. Hype on kova, eikä suotta. En tarkoita tällä vain hyvää ja tuttua ChatGPT:n generistä kielimallia, jota lähes kaikki käyttää erilaisissa tehtävissä. Pitää katsoa syvempiin AI-ratkaisuihin ja kielimalleihin, jotka kykenee toimimaan lähes ihmisen tavoin, mutta kuitenkin ihan omalla tasollaan, mihin ihmisen kapasiteetti ei riitä tai nopeudessaan pärjää. Tavoite ja ambitiotaso säätää riman korkeuden. Halutaanko mennä siitä missä rima on matalimmillaan vai asetetaanko se niin ylös, että hirvittää.

Tapahtuuko työkaluhanke teknisenä suorituksena vai strategisena muutoshankkeena on merkittävä ero johtamisen ja resurssoinnin kannalta. Hankkeita tehdään aivan liian paljon teknisinä suorituksina, jotka eivät koskaan johda projektia pidemmälle. Kun toiveena saattoi ola strateginen muutos. Jos tehdään vain tekninen suoritus, niin mikään fundamenttiarvo ei muutu. Päinvastoin “rahat meni” ja toiminta jatkuu entisellään, ehkä pikkiriikkisen verran parempana. Tavoitteet, visio ja tilannekuva eivät kohtaa, eikä olla valmiita muutoksiin, koska ns. korjausvelkaa on kertynyt liikaa jolloin hyppy uuteen voi olla hyvin radikaali. Pitäisi uskaltaa luopua vanhoista tavoista ja ajatuksista. Suorituksista tulee helposti teknisiä, jotka ei integroidu arkeen, koska koetaan, että samalla vanhalla pärjää hyvin. Ainakin yritetään parjätä. Tekijäporukka vain hyötyi subjektiivisesti, kun heidän oppimiskäyränsä nousi, mutta vain hetkellisesti, koska oppimista ei siirretä toimintaan.

Tekninen hanke (ihan ok suoritus)

Tekninen hanke on suorituslähtöinen kehitystoimi, jonka ensisijainen tavoite on ratkaista tietty rajattu ongelma tai parantaa olemassa olevaa järjestelmää tai prosessia. Painopiste on teknisessä toiminnallisuudessa, tehokkuudessa ja käyttöönoton onnistumisessa. Hankkeen onnistumista mitataan usein aikataulun, budjetin ja teknisten vaatimusten täyttymisellä.

Tunnusmerkkejä:

• Nykytilan optimointia

• Ratkaisukeskeinen ja toiminnallinen

• Teknologialähtöinen

• Muutos ei ulotu toimintamalleihin tai strategiaan

• Vähäinen vaikutus asiakaskokemukseen tai kilpailuetuun

• Projektijohtamista

”Tehdään vähän paremmin se, mitä olemme aina tehneet.”

Strateginen hanke (uusi tapa)

Strateginen hanke on muutoshanke, jonka ensisijainen tavoite on uudistaa tapaa toimia ja tuottaa arvoa asiakkaille, markkinoille ja liiketoiminnalle. Se pohjautuu selkeään visioon, pois valintoihin ja kunnianhimoisiin tavoitteisiin, joiden kautta yritys tavoittelee kilpailuedun rakentamista. Teknologia toimii yhtenä mahdollistajana, mutta varsinainen muutos tapahtuu mielenmalleissa, prosesseissa ja toimintakulttuurissa.

Tunnusmerkkejä:

• Markkina- ja asiakaslähtöinen

• Uudistaa liiketoimintalogiikkaa ja arvoverkkoa

• Rakentaa kilpailuetua ja asiakasarvoa

• Sisältää luopumisen tuskaa vanhasta

• Vaatii muutosjohtamista ja suunnan näyttämistä

”Uudistamme koko toimintamme miten arvo virtaa – ja keitä varten olemme olemassa.”

Näkökulmaerot ovat merkittäviä. Ohessa kaksi esimerkkiä

Tekninen hanke (TH) vs. Strateginen hanke (SH) ERP-toiminnanohjaus

• Vanhan järjestelmän korvaaminen uudella (TH) | Toimitusketju, tuotanto ja tilaus-toimitusprosessi suunnitellaan uudelleen asiakasarvokokemuksen näkökulmasta (SH)

• Nykyiset prosessit kopioidaan uuteen alustaan (TH)| Palvelullistaminen, dataohjaus ja ketteryys tuovat erottuvuutta (SH)

• Tavoitteena käyttöönottopäivä ja yhteensopivuus (TH) | Tavoitteena tehokkuuden kasvu, läpinäkyvyys ja asiakasarvokokemus (SH)

Tekninen hanke (TH) vs. Strateginen hanke (SH) CRM-asiakkuudenhallinta

• CRM-järjestelmän vaihtaminen uuteen ohjelmistoon (TH) | CRM on asiakaspolun ja asiakasymmärryksen ydin, jolla integroidaan markkinointi, myynti ja asiakaspalvelu jne. (SH)

• Työkalunvaihto, sähköpostiautomaatiot ja raportointi (TH) | Asiakasdatan hyödyntäminen ennakoivaan palveluun ja arvon tuottoon 24/7 (SH)

• Muutoksella ei vaikuteta toimintatapoihin (TH) | Muuttaa toimintakulttuuria ja aktivoi jatkuvaa asiakasarvon johtamista (SH)

Strateginen hanke on kaiken a ja o. Muutos vahvalla visiolla takaa onnistumisen systeemitason muutokselle, mistä syntyy uusi tapa toimia. Jotta voi ottaa käytöön uuden tavan, pitää pystyä luopumaan olemassaolevista malleista ja tavoista täysin. Ei päälleliimauksia ja pieniä muutoksia, vaan radikaalien muutokoksien kautta voidaan saavuttaa jotain sellaista mistä syntyy kilpailuetu, jota muiden on vaikea kopioida.

”Haasta ja ajattele, ravistele ja muuta toimialasi vakiintunutta normaalia, äläkä mieti mitä kilpailijat tekevät”

Mitä varten muutoksia ja yrityksissä tehdään? Asiakasta varten, jotta voidaan olla heille paras kumppani ja maksimoida tulos. Arvojärjestys on tässä, vaikka henkilöstö on yrityksen tärkein voimavara. Olen sitä mieltä, että yrityksen tärkein tehtävä on luoda ainutlaatuista asiakasarvoa ja tehdä se tavalla mistä syntyy kilpailuetu. Muutoksien johtajat tietää, että muutos alkaa tosiasioiden tunnustamisella ja että jokin asia pitää muuttua mikä on rikki.

Missä yrityksesi menee tällä hetkellä? Tee rehellinen ja objektiivinen VRIO-analyysi oman liiketoiminnan kilpailuedun/osaamisen&kyvykkyyksien/ tilanteesta. Onko hankkeesi arvo-odotus haluttu lopputulos tekninen vai strateginen? Erota nämä toisistaan ja käsittele hankkeita vaatimusten mukaisesti ja johda niitä myös OKR-menetelmää apuna käyttäen. Muutoksen ja projektin/hankkeen jälkeen siirrytään jatkuvan parantamisen moodiin kunnes taas aloitetaan muutokset. Ainut asia mikä on pysyvää on muutos.

Ei työkalut ja ominaisuudet edellä, vaan asiakasarvo ja kilpailuetu edellä.

Kuva: vitaliy-shevchenko-unsplash