Objectives and Key Results (OKR) on strateginen työkalu, joka auttaa yrityksiä yhdistämään päivittäiset toimensa pitkän aikavälin tavoitteisiin. OKR parantaa tavoitteiden selkeyttä ja keskittymistä, nopeuttaa soveltamista ja edistää sitoutumista. Tämä mahdollistaa jatkuvan arvioinnin ja oppimisen, parantaa yhteistyötä sekä kommunikaatiota ja tekee organisaation toiminnasta läpinäkyvää. OKR:n avulla parannetaan myös tehokkuutta. Näiden hyötyjen ansiosta OKR on arvokas menetelmä niin pienille kuin suurillekin yrityksille, jotka pyrkivät saavuttamaan kunnianhimoisia päämääriä järjestelmällisesti ja tehokkaasti. Kehitysprojektit ovat usein haastavia, ja niiden aikataulut venyvät helposti. Kehitysprojektejakin on erilaisia ja niitä arvotetaan erillä tapaa. Syitä tähän ovat muun muassa epärealistiset tavoitteet, puutteellinen suunnittelu ja jatkuvasti muuttuvat vaatimukset tai resurssien ja tuen puute tai ne ovat strategiasta irrallisia tai on vääriä olettamuksia. OKR tarjoaa osaltaan työkalun näiden ongelmien ratkaisemiseen.

“Tehokkuuden mittari ei ole käyttöaste vaan asioiden läpimenoaika”

OKR edistää selkeitä ja mitattavia tavoitteita, jotka parantavat keskittymistä ja resurssien kohdentamista. Menetelmä mahdollistaa joustavan suunnittelun, mikä auttaa tiimejä mukautumaan muutoksiin reaaliajassa ja minimoi projektien hallinnan riskejä. Tehdään vain asioita, jotka edistätävät strategiaa ja tehdään vain se määrä kerralla mihin on realistiset resurssit. Säännöllinen tavoitteiden tarkistaminen ja iteratiivinen lähestymistapa varmistavat, että jokainen tiimin jäsen pysyy motivoituneena ja sitoutuneena. Prosessin aikana samalla tapahtuu oppimista ja jatkuva parantaminen ovat keskiössä. Näin OKR auttaa varmistamaan, että kehitysprojektit eivät vain pysy aikataulussa, vaan myös saavuttavat asetetut strategiset tavoitteet. OKR parantaa myös kommunikaatiota ja läpinäkyvyyttä, mikä on elintärkeää yhteistyön ja tehokkaan projektinhallinnan kannalta.

OKR:n rinnalla tarvitaan johtajuutta ja luottamusta prosessiin. Ihan niin kuin kaikki muutkin prosessit ja menetelmät. Menetelmän mukana tulee myös vaikeita asioita, sillä tehtävät asiat pitää olla mitattavissa. Vältä niin sanottuja laadullisia tuloskortteja tai määreitä, jos et pysty mittaamaan niitä. Kaikkia kiinnostavia asioita ei voi tehdä kerralla, eikä niitä välttämättä edes pidä tehdä. Tehdään vain niitä mitkä vaikuttavat ja toteuttavat stratategiaa. Kun mietit mitä pitäisi tehdä, voit pohtia asiaa esimerkiksi oheisen vaikuttavuuden nelikentän avulla. Mikäli asialla on suuri vaikutus ja sen toteuttaminen edellyttää ponnisteluja, niin silloin on hyvä käyttää OKR-menetelmää tukena. Muussa tapauksessa ei mielesäni kannata OKR:ää käyttää. Silloin riittää, että tekee vaan tai jättää tekemättä.

Vaikuttavuuden nelikenttä

Tuottavuuden kriisissä vai arvonluonnin ytimessä?

Tuottavuudesta käydään syvällisiä pohdintoja ja kaikkialla tavoitellaan tuottavuuden parantamista. Suomen tilanne tuottavuuden näkökulmasta on haastava sekä makrotasolla että myös mikrotasolla. Saavuttaakseen tuottavuuden nousua on tavoitteiden asettamisen ja saavuttamisen oltava järjestelmällistä ja tarkkaan suunniteltua. Tärkeä kysymys on kysyä vaikka se, että mikä on tämän tehtävän asian arvonlisäys ja tai tuottavuutta parantava seikka. Tässä yhteydessä OKR -menetelmä tarjoaa yhden tehokkaan kehyksen. Tämä voi muuttaa tekemisen tapaa ja näin ollen parantaa merkittävästi tuottavuutta. Saamme aikaan mitattavia tuloksia ja resurssit allokoidaan “oikeisiin asioihin”. OKR-menetelmä auttaa organisaatioita keskittymään siihen, mikä on yrityksen kannalta kaikkein tärkeintä. Menetelemä lisää läpinäkyvyyttä ja vahvistaa työntekijöiden sitoutumista.

OKR prosessi, jolla pääset kevyesti alkuun

Olen pyrkinyt kuvaamaan tähän yksinkertaisen ja selkeän OKR -menetelmän käyttöönoton, joka noudattaa KISS-periaatetta. Ennen aloittamista sinulla pitää olla tiedossa organisaatiosi strategia tai jokin muu ylemmän tason toimintasuunnitelma.

1. Aseta tavoitteet (Objectives)

Aloita määrittelemällä selkeät ja inspiroivat tavoitteet. Nämä tavoitteet tulisi olla strategisia, riittävän haastavia ja motivoivia. Tavoitteita, jotka toteutuessaan muuttavat asemaa merkittävästi. Ne kuvastavat isompia päämääriä, joita organisaatiosi tai tiimisi pyrkii saavuttamaan määrätyssä ajassa, tyypillisesti yhden kvartaalin tai vuoden aikana. Ajan päättyessä suunnitellaan seuraavan kvartaalin tai vuoden sprintti.

Esimerkki 1: “Kasvata kierrätysastetta tuotteen X valmistamisessa”
Esimerkki 2: “Kestävän kehityksen ja vaikuttavuuden maksimointi arvontuotannossa”
Esimerkki 3: “Paranna markkinoinnin ja myynnin yhteistyötä”
Esimerkki 4: “Tuottavuuden parantaminen”

2. Määritä avaintulokset (Key Results)

Jokaiseen tavoitteeseen liitetään 2–5 avaintulosta, jotka ovat mitattavia saavutuksia. Nämä ovat konkreettisia, numerolla mitattavia indikaattoreita, jotka osoittavat, kuinka hyvin olette tavoitteiden saavuttamisessa onnistuneet ja mikä on muuttuneen asian lopputulos.

Tavoitteiden muuntotalukko mitattaviksi avaintuloksiksi ja yksi esimerkki

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä OKR:stä:

Esimerkki 1 avaintulos tavoitteelle: “Kasvata kierrätysastetta tuotteen X valmistamisessa”:

• ”30% tuotteen valmistuksessa käytettävistä mateeriaaleista pitää olla uusiomateriaalia vuoden loppuun mennessä”

Esimerkki 2 avaintulokset tavoitteelle: “Kestävän kehityksen ja vaikuttavuuden maksimointi (valmistavan teollisuuden) arvontuotannossa”:

• ”Lisää modulaarisia ja korjattavia tuotteita valikoimaan niin, että ne kattavat 20 % koko tuotevalikoimasta”
• “Kouluta 100 % alihankkijoista kestävän kehityksen periaatteisiin ja varmista niiden noudattaminen vuoden loppuun mennessä”
• “Siirry käyttämään 100 % kierrätettyä tai sertifioitua terästä ja alumiinia koneiden valmistuksessa.”
• “Perusta palautus- ja kierrätysjärjestelmä vanhoille koneille ja komponenteille, tavoitteena 50 % kierrätysaste kolmen vuoden kuluessa.”

HUOM! Pitkän tähtäimen avaintulokset eivät ole suotavia, vaan ne kannattaa pilkkoa pienempiin jaksoihin. Näin saavutetaan tuloksia tehokkaammin ja pystytään mukautumaan eteen tuleviin tilanteisiin.

Esimerkki 3 avaintuloksia tavoitteelle: “Paranna markkinoinnin ja myynnin yhteistyötä”:

• “Laadi yhteiset kvartaalittaiset myynti- ja markkinointitavoitteet, jotka hyväksytään ja sitoutetaan molempien tiimien toimesta”
• ”Kuumien liidien saaminen on kasvanut 30%”
• “Closing time on pienentynyt 10 päivää”

Esimerkki 4 avaintuloksia tavoitteelle: “Tuottavuuden parantaminen”

• “Paranna prosessien automatisaatiota, mikä vähentää manuaalisen työn tarvetta 25 %:lla”
• “Vähennä tarpeettomia kokouksia 30 % ja mittaa säästetyn ajan vaikutusta tuottavuuteen ensimmäisen kvartaalin aikana”
• “Nosta Projekti NPS 50 pisteeseen ensimmäisen kvartaalin aikana.”

2.1. Määritä tehtävät asiat tuloksen aikaansaamiseksi ja toteuta.

Suunnittele tehtävät avaintulosten saavuttamiseksi. Huomioi käytettävissä oleva aika ja muut resurssit ja kyvykkyydet.

3. Seuraa ja arvioi edistymistä

OKR vaatii jatkuvaa seurantaa ja arviointia. Sovi säännölliset tarkistuspisteet, esimerkiksi viikoittain tai kuukausittain, jossa käyt läpi avaintulosten edistymistä. Tämä auttaa pitämään tiimin keskittyneenä ja motivoituneena, ja mahdollistaa nopeat korjausliikkeet, jos edistyminen ei ole odotusten mukaista. Tehdään työtä, jolla on tarkoitus ja tekijöillä näkymä työn tuloksista ja arvostuksesta.

4. Arvioi ja opi

Kun määräaika päättyy, arvioi OKR:n tulokset. On tärkeää ymmärtää, mitä opittiin prosessista, mitkä toimivat ja mitkä eivät. Käytä näitä oivalluksia suunnitellaksesi seuraavan kierroksen OKR:t. Mikäli päättynyt jakso ei ollut riittävän pitkä tai asia jäi kesken, niin voit jatkaa oppineena sitä seuraavalla aikajaksolla. Pyri kuitenkin saamaan kehitystyö valmiiksi alkuperäisessa ajassa.

Vinkkejä OKR:n tehokkaaseen käyttöön

• Pysy realistisena. Aseta saavutettavissa olevat, mutta haastavat tavoitteet.
• Ole spesifinen, eli varmista, että avaintulokset ovat selkeästi määriteltyjä ja mitattavia.
• Sitouta tiimi varmistamalla, että kaikki tiimiläiset ymmärtävät OKR:t ja ovat sitoutuneet niiden saavuttamiseen.
• Pidä se yksinkertaisena luomatta liikaa tavoitteita kerralla ja keskity strategian edistämisessä olennaiseen.
• Tee vain sellaista mistä on hyötyä strategian näkökulmasta katsottuna
• Noudattamalla näitä askelia voit tehokkaasti ottaa ensiaskeleita OKR-menetelmän kanssa organisaatiossasi. Pidä samalla prosessi selkeänä ja hallittavana KISS-periaatteen mukaisesti. Luota prosessiin.

Kuva: https://unsplash.com/photos/white-ceramic-mug-with-coffee-on-top-of-a-planner-aQfhbxailCs

OKR:n taustaa täältä